Las oficinas se han transformado y han tirado paredes para un mejor uso de sus instalaciones y de la productividad de los empleados. Las open space u oficinas abiertas se imponen en gran parte del mundo y aportan muchas ventajas, pero también pueden provocar distracciones. Veamos sus pros y contras.
La oficinas con espacios abiertos o las open spaces nacieron en Alemania, tras la segunda Guerra Mundial, pero se desarrollaron en las startups de Silicon Valley, en California, EE.UU. Son oficinas sin despachos que propician encuentros entre trabajadores y CEO, cuentan con corredores amplios y las zonas no están diferenciadas. Un estudio de Jones Lang LaSalle concluye que las empresas en España han adoptado extensamente las distribuciones en open space y masificadas. Y más de la mitad de los empleados españoles trabaja en la actualidad en este tipo de oficinas y comparte su espacio de trabajo con una media de 72 personas.
Ventajas de los espacios abiertos
Sensación de amplitud
Tales espacios abiertos no necesitan paredes y ello provoca una gran amplitud ganando superficie. El diseño es moderno y la sensación de las oficinas es realmente más grande, optimizando al máximo la superficie disponible. Gracias a ello, entra más luz natural siendo una ventaja para el trabajo diario y el fomento de la concentración. Las zonas apenas se distinguen: cocina, reuniones, mesas para trabajar, permitiendo mayor libertad de movimiento.
Mayor interacción y comunicación
El objetivo por el que se crean las oficinas de espacios abiertos es fomentar una mayor comunicación entre todas las personas de una empresa. Así se facilita el diálogo, hay más dinamismo y se trabaja en equipo avanzando en resultados productivos.
Fuera jerarquía
La arquitectura sin paredes fomenta las relaciones entre empleados, mandos intermedios y CEO, pues se busca que las organizaciones pasen de la verticalidad a la horizontalidad en pro de una mejor coordinación entre todos.
Aumento de motivación
El contacto con otros compañeros y con los mandos crea sinergias. El trabajo de cada uno se hace visible y uno se empapa de conocimiento, aumentando así nuestra motivación en las tareas diarias.
Sus principales contras
Falta de concentración
Sin barreras se trabaja bien, pero tenemos muchas más distracciones. De hecho, en el estudio de Jones Lang LaSalle, la capacidad para concentrarse es un tema que preocupa a los trabajadores encuestados, sobre todo en espacios de trabajo, abiertos y densos. Y, según una encuesta realizada por la multinacional Steelcase e IPSOS, a 10.000 trabajadores de 14 países, cada empleado que trabaja en una oficina abierta pierde una media de 86 minutos de su tiempo debido a distracciones en el entorno laboral.
Más ruido
Al no haber una separación entre zonas, y concentrar a muchos trabajadores en un mismo espacio, el ruido ambiental sube y a veces es complicado concentrarse y trabajar de forma relajada.
Baja productividad
Se cuestiona sobre si las open space son los lugares ideales para trabajar, pues tanto la baja concentración como el aumento de las distracciones llega a afectar a la productividad de los trabajadores.
Menor privacidad
Algunas personas que trabajan en estas oficinas de espacios abiertos dicen sentirse algo incómodas. Estás expuesto a las miradas de todos y es un hándicap porque no hay privacidad.
La solución de las oficinas con espacios abiertos: Espacios mixtos
En los últimos años, las oficinas de espacios abiertos o las open space están evolucionando. Si bien hay zonas abiertas y pocos despachos, cada vez se introducen más salas pequeñas e insonorizadas con mayor privacidad para reuniones algo más íntimas. Así se distinguen áreas Meeting Point para reuniones, zonas Plug and Work para trabajos rápidos y áreas comunes algo separadas para evitar distracciones.
La tendencia es que las open space no desparecerán, pero van hacia sistemas híbridos para fomentar tanto la cooperación como la concentración de empleados en sus puestos de trabajo.